情報通信システム協同組合（以下「本組合」という）は、個人情報の重要性を認識し、その保護の徹底を図り、組合員からの信頼を得るために、個人情報の保護に関する法律等を遵守するとともに、以下に掲げた事項を基本方針として組合員の個人情報保護に万全を尽くしてまいります。 （１）管理のための措置 ●本組合は、情報の適切な取扱いに関する担当者教育の徹底、内部管理体制の構築、運用及びシステムの安全対策を実施することにより、組合員の情報を厳重に保護致します。 （２）組合員及び組合員の代表者の個人情報（以下「個人情報等」という）の収集 ●本組合は、組合事業を組合員に提供するために、各組合事業利用申込書等で、商号、住所、設立年月日、代表者名、電話番号、ＦＡＸ番号、車両情報、ＥＴＣ車載器情報、ＥＴＣカード番号、グループカード番号、メールアドレスなど必要な個人情報等を収集致します。 （３）個人情報等の利用及び提供 ●本組合は、収集した組合員に関する個人情報等を次の目的以外には利用致しません。 1.組合事業を提供するために利用する場合 2.組合事業の提供に付随する業務に利用する場合 3.本組合の宣伝物・印刷物の送付等、営業案内のために利用する場合 4.共同購買品企画のための調査、新規事業企画のための調査並びにアンケートに利用する場合 5.本組合以外の宣伝物・印刷物の送付等を外部から受託して行うために利用する場合 6.事業の利用状況を把握するために、個人を識別できない情報を作成する場合 ●本組合は、組合員に関する個人情報等を、次の場合を除き、組合員ご自身の同意なしに第三者に開示・提供することはありません。 1.ＥＴＣクレジットカードの発行カード会社に必要最低限の情報を提供する場合 2.東日本高速道路株式会社、中日本高速道路株式会社、西日本高速道路株式会社、本州四国連絡高速道路株式会社、首都高速道路株式会社、阪神高速道路株式会社（以下「六会社」という）並びに六会社以外の有料道路管理者に必要最低限の情報を提供する場合 3.事務機器、事務用消耗品及び燃料油等の共同購買品の購入先である販売代理店及び販売特約店に必要最低限の情報を提供する場合 4.組合員の売り掛け金に対して、本組合が債権保全のために取引信用保険の加入するにあたり必要最低限の情報を提供する場合 5.本組合が定める定款並びに事業利用規約その他諸規程で組合員にご了承いただいたうえで第三者に提供する場合 6.法令により開示を求められた場合 （４）個人情報等の適正管理 ●本組合は、組合事業に関して組合員により良いサービスを提供するために、個人情報等を正確かつ最新のものに保つよう努力致します。 ●本組合は、収集した個人情報等が組合事業にとって必要なくなった場合は、速やかに消去または破棄致します。 ●本組合は、個人情報等の漏洩、滅失、毀損の防止など個人情報等の適切な管理を行います。 （５）個人情報等の処理に従事する者の責任 ●組合事業に関して、個人情報等の処理を行う職員、あるいは行った職員は、職務上知り得た個人情報等の内容をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に使用致しません。 （６）個人情報等の処理に関する外部委託 ●本組合は、利用目的の範囲内の必要な事務を委託するために事務処理会社に個人情報等を提供する場合、個人情報等を適正に取り扱っていると認められる委託先を選定し、委託契約等において、個人情報等の管理、秘密保持、再提供の禁止等、組合員の個人情報等の漏洩等がないように必要な事項を取り決めるとともに、適切な管理を実施させます。 （７）個人情報等の開示とその訂正 ●本組合は、自らが保有する個人情報等ファイルの存在、概要等を明らかに致します。また、組合員自ら個人情報等の開示のお申し出があったときは、組合事業の遂行に著しい支障を及ぼす場合又は、法令に違反することとなる場合を除き、遅滞なくこれを組合員に開示致します。 ●本組合は、個人情報等の開示を受けた組合員から、開示に係る組合員情報ファイル等の訂正等のお申し出があったときは、遅滞なく調査を行い、その結果を当該組合員に対して報告致します。 （８）個人情報等の保護管理者 ●本組合は、個人情報等を適正に管理するため、個人情報保護管理者を置きます。 ●個人情報保護管理者は、個人情報等を適正に管理するため、各処理等に従事する職員の事務の範囲及びその責任を明確に致します。 （９）ご意見対応 ●本組合は、個人情報等の利用、提供、開示または訂正等のお申し出に関するご意見、その他個人情報等の取扱いに関するご意見に対して、適切かつ迅速な対応に努めます。 （10）お問合せ ●組合員の個人情報等に関する手続きのお問合せについては、本組合事務局でお受け致します。 （受付時間：平日9時00分～17時30分）
